Gestion et archivage des mails

Le code du patrimoine définit les archives comme «l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité »

Ce texte constitue le fondement de l’obligation de conservation des documents administratifs par les institutions publiques. Le législateur s’est montré clair sur l’obligation qu’ont les institutions publiques de verser leurs archives quel qu’en soit le support. La législation en vigueur couvre donc également l’ensemble des documents électroniques. À ce titre, l’ensemble des institutions publiques concernées par la loi sur les archives du 15 juillet 2008 a l’obligation d’administrer le cycle de vie et le sort final des courriers électroniques.

La maîtrise de la gestion du courrier d’entreprise constitue avant tout un processus documentaire nécessitant d’être maîtriser et devant conduire à un stockage ou à un archivage des messages de manière sécurisée.Cela estime l’existence d’un système d’archivage électronique, de façon à pouvoir maîtriser un certain nombre de risques tels que la perte d’information ou des difficultés d’accès à l’information, les messageries électroniques des salariés renferment une grande partie du patrimoine informationnel  . Les décisionnaires de ces entreprises l’ont bien compris, la gestion des mails est devenue un véritable enjeu stratégique.

Gouvernance des organismes. Une mauvaise gestion des mails entraîne aussi des coûts liés au temps perdu à rechercher l’information, ou encore des coûts de reconstruction de l’information en cas de perte de celles-ci. L’impact d’une perte d’information peut avoir des répercussions assez préjudiciables telles que la perte de crédibilité d’une entreprise aux yeux de ses clients ou collaborateurs. Par ailleurs, le temps passé à la recherche d’un courrier électronique peut emmener le blocage d’une activité pendant un temps indéterminé, ce qui engendre une perte de productivité entraînant des pertes financières pour l’organisme . C’est pour ces raisons que le courrier électronique doit être considéré comme un document d’entreprise à part entière, intégré dans une stratégie plus globale de gestion de l’information.

Archivage des Mails 

le livre II du Code du patrimoine stipule qu’une archive est« l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité» Mais le caractère personnel attaché aux messageries électroniques fait de cette typologie un objet d’archive difficile à identifier, gérer et archiver.

En effet, les notions de droit d’auteur et de respect de la vie privée que nous avons eu l’occasion d’invoquer précédemment doivent être pris en compte avant tout lancement de projet de collecte systématique des messageries électroniques dans les organismes. En effet, comment distinguer les mails personnels des mails professionnels si un salarié n’a pas clairement fait la distinction entre ces deux catégories au statut réglementaire différent au sein de sa boite mail.De fait, si les mails personnels relèvent de la loi informatique et libertés,les mails professionnels appartiennent à la structure au sein de laquelle le salarié exerce son activité et dépendent des lois et réglementations en vigueur au sein de ce concept. En plus de la difficulté de pouvoir distinguer les mails personnels des mails professionnels, les individus ont du mal encore à considérer le mail comme un document à part entière.

 Le courrier électronique est difficile à appréhender pour d’autres raisons essentiellement liées à sa capacité de prouver son caractère probant, comme nous l’avons citer précédemment , le statut du courrier électronique a évolué, son caractère probant reste malgré tout encore contesté lors de certains procès. Il apparaît par conséquent légitime de se demander ce qui explique sa non recevabilité contrairement à d’autre typologie de documents (contrats, pièces comptables,certificats médicaux, etc), « il convient qu’un document soit le reflet précis de ce qui a été dit ou décidé ou de l’action qui a été effectuée. Il convient qu’il puisse répondre aux besoins de l’affaire dont il traite et puisse être utilisé pour rendre compte. En plus de son contenu, il convient que le document inclut, directement ou au travers de liens ou associations durables, les métadonnées nécessaires pour documenter une action, et ce de la manière suivante :

il convient que la structure du document,c’est-à-dire sa forme et les relations entre les éléments constitutifs du document, demeure intacte.

il convient que le contexte de création et d’exploitation du document soit apparent (notamment le dossier ou l’affaire de rattachement, la date et l’heure de l’action et les auteurs de cette action)

il convient que les liens, entre des documents isolés dont la combinaison produit un autre document d’archives, soient apparents »  .

 La facilité relative que l’on a dans la modification d’un mail rend difficile la capacité de prouver qu’un mail est bien ce qu’il prétend être.

 Le point a met tout particulièrement en lumière l’un des principaux facteurs de rejet du mail lors des procès c’est-à-dire l’incapacité à démontrer le caractère « intacte » du document. Concrètement, un mail pour pouvoir être présenter en tant que preuve lors d’un procès doit être copié à partir d’une messagerie, entraînant parfois des modifications de son aspect originel allant à l’encontre du principe  d’intégrité des documents, possible pour d’autre catégorisation documentaire, et nécessaire pour assurer la valeur probante d’un document.

 Outre ces caractéristiques générales, un document d’activité doit également répondre à un certain nombre de caractéristiques définies dans la même norme 15489-1.

Ces caractéristiques sont outre l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’exploitabilité. Plus précisément, ces termes recouvrent des concepts complexes devant pourtant être pris en compte afin de pouvoir distinguer les documents d’activité des autres documents produits. Un document authentique est un document « dont on peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu, et qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été » .

Le caractère fiable d’un document renvoi à son contenu et à sa forme, devant constituer une « représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des faits qu’il atteste, et sur lequel on peut s’appuyer lors d’opérations, d’activités ou de faits ultérieurs» Comme nous l’avons vu avant certains messages électroniques ont été rejetés car ils n’étaient pas conformes à l’article 1316-1 du Code civil qui précise quel’écrit sous forme électronique est considéré comme relevant de la preuve au même titre que l’écrit sur support papier, seulement s’il est capable de démontrer par qui il a été créé . L’intégrité suppose donc qu’un document soit complet, n’ayant subi aucune dégradation, or le courrier électronique est par définition incapable de prouver son caractère intègre sans recourir à des outils tels que les systèmes d’horodatage ou de signature électronique permettant de prouver qu’un mail est bien conforme à ce qu’il prétend être et qu’il n’a subi aucune modification depuis son enregistrement. Enfin, la dernière caractéristique d’un document d’activité est son exploitabilité, ce qui suppose qu’un document exploitable soit un document « utilisable » pouvant facilement être localisé, récupéré, communiqué , La contextualisation du document est alors nécessaire pour donner au document son caractère exploitable. Ainsi, pour pouvoir être considéré comme un document d’activité à part entière un mail doit obligatoirement répondre à toutes ces caractéristiques. Or, nécessitant d’être transféré, pour pouvoir être lu par un individu extérieur aux expéditeurs à clairement parler du message, le mail cesse d’être fiable lorsqu’il est sorti de son environnement original, à savoir de la messagerie électronique dont il provient. L’une des solutions pouvant garantir l’authenticité du mail serait de pouvoir en assurer la capture par un système d’archivage électronique. De fait, pouvant facilement être modifié, un mail est un message électronique qui n’est pas de soi associé à un document d’archive et pour cause – les règles de formalisme du courrier électronique ne sont pas comme pour d’autres documents(factures, contrats ..) figés, car le mail est aisément modifiable etc’est justement là l’une de ses principales problématiques

Tous les organismes ne sont pas encore dotés de systèmes d’archivage électronique ou ne disposent pas forcément d’outils permettant de prouver qu’un mail est bien ce qu’il prétend être.

Une bonne utilisation et gestion de la messagerie procurent de nombreux avantages :

• un gain de temps pour mieux gérer ses tâches .

• un suivi précis des messages, donc un gain d’efficacité .

• la reprise plus aisée d’un dossier traité par quelqu’un d’autre .

 • la gestion cohérente de toutes les ressources (papier et électronique) d’une même personne; • une communication plus efficace, donc, la satisfaction de vos interlocuteurs .

• à terme, un archivage pérenne des messages importants pour le fonctionnement et la mémoire de l’établissement.